トリミングのカルテに書く項目と作り方！紙・エクセル・電子カルテの比較

トリミングのカルテづくりでまず決めたいのは、「どんな道具で作るか」より「何を記録するか」です。項目がばらばらだと、担当が変わったときに情報を引き継げず、前回と同じ仕上がりを再現しづらくなります。記録する項目は、犬の情報・飼い主の情報・施術の記録という3つのグループで整理すると、項目の抜けを確認しやすい構成にできます。まずはこの3グループを土台に、自店に必要な項目を足し引きしていきましょう。

犬の情報（犬種・体重・健康状態・苦手な部位）

犬の名前や識別情報（呼び名・写真など）に加え、犬種・年齢・体重・サイズ、皮膚の状態やアレルギー、既往症、かかりつけの動物病院、苦手な部位や性格（ドライヤーや爪切りが苦手など）を記録します。とくに皮膚トラブルや持病、苦手な施術は、安全に施術を進めるうえで欠かせない情報です。健康面の記録では「飼い主からの申告」と「施術中に観察した事実」を分け、確認日や情報源を残しておきます。サロン側で診断名のように書かず「赤みが見られた」といった観察事実にとどめ、気になる点はまず飼い主に確認し、必要なら飼い主から動物病院へ照会してもらいます。サロンから病院へ連絡する場合は、事前に飼い主の意向と共有する範囲を確認しておくと安心です。

飼い主の情報（連絡先・仕上がりの要望）

飼い主の氏名・連絡先に加え、仕上がりの要望や過去のお願いごとを記録します。連絡先は当日の急な連絡にも使うため、正確に残しておきます。来店経路は施術に必須の項目ではないため、利用目的を定めたうえで任意項目として扱うとよいでしょう。要望や避けてほしい点を書き留めておくと、次回以降の仕上がりのすれ違いを減らしやすくなります。個人情報を含む部分なので、後述する取り扱いの基本も合わせて押さえておきましょう。

施術の記録（カット指示・使用薬剤・仕上がり写真）

その日の施術内容そのものの記録です。施術日、担当者・記録者、メニュー、カットのオーダー（クリッパーの番手・足回りの長さなど）、使用したシャンプーや薬剤、施術中の様子、所要時間、そして仕上がり写真を残し、内容をチェックした最終確認日も添えます。施術履歴と仕上がり写真をセットで残しておくと、次回の再現や飼い主への説明がしやすくなります。担当が変わっても引き継げるよう、誰がいつ記録したかが分かる形にしておくのがコツです。

はじめから項目を盛り込みすぎると記入が負担になり、続かなくなりがちです。まずは3グループの必須項目にしぼって様式を固め、運用しながら足りない項目を足していくと、無理なく定着させられます。

記録する項目が決まったら、次は「何で記録するか」です。カルテの作り方は大きく、市販のカルテ用紙などに手書きする紙、表計算ソフトで管理するエクセル（スプレッドシート）、専用の電子カルテ・アプリの3つに分けられます。それぞれ費用・検索性・共有・写真の残しやすさが違うため、今のお店の規模と手間の許容範囲に合う方法を選ぶのが現実的です。

紙のカルテ（市販用紙・自作プリント）

市販のペットカルテ用紙や、自作した用紙に手書きする方法です。導入コストがほとんどかからず、受付でその場に書け、自由なメモやイラストも残せます。一方で、過去のカルテを探すのに時間がかかり、複数店舗やスタッフ間での共有には弱く、紛失・劣化のリスクもあります。まずは費用をかけずに始めたい、1人〜少人数のサロンに向いた方法です。

エクセル・スプレッドシート

表計算ソフトで顧客ごとの記録を管理する方法です。既存の表計算ソフトや無料プランを使える場合は初期費用を抑えやすく（費用・条件は要確認）、犬種やメニューで並べ替え・検索ができ、クラウドのスプレッドシートならスタッフ間で共有もできます。ただし、仕上がり写真の添付や施術ごとの履歴管理はやや工夫が必要で、様式づくりや入力ルールは自分で決める必要があります。紙より検索・共有に強い、中間段階の方法と考えるとよいでしょう。

電子カルテ・アプリ

顧客管理や予約と一体になった電子カルテ・アプリを使う方法です。施術履歴や仕上がり写真をスマホから記録でき、検索や顧客情報との紐付け、スタッフ間の共有もしやすいのが特徴です。一方で、月額費用がかかるものが多く、操作に慣れる手間もあります。ここでは個別サービスの優劣は扱いませんが、記録・検索・写真・共有をまとめて楽にしたい段階で検討する選択肢です。

3つは優劣というより、お店の規模やスタッフ数の変化に合わせて移っていくものです。まずは紙やエクセルで記録の型を固め、手作業が負担になってきたら電子カルテを検討するという進め方なら、無理がありません。

「専用のカルテを買わないといけないの？」と思われがちですが、記録する項目さえ決まっていれば、有料の専用システムを契約しなくても市販用紙やエクセルでカルテは自作できます（用紙やソフトなどの費用はかかり得ます）。大切なのは立派な様式より、毎回同じ形で記録が残る仕組みです。ここでは、自作テンプレを作るときの考え方を手順で紹介します。

自作テンプレは、一度で完璧を目指す必要はありません。まず今日から使える最小限の様式で始め、運用しながら項目や並びを直していくのが、続けるコツです。なお、ダウンロードしてすぐ使える様式の配布は本記事では行っていませんが、上記の項目を並べるだけで実用的なカルテになります。

カルテには飼い主の連絡先など個人情報が含まれます。犬の皮膚状態やアレルギー・既往症といった健康情報そのものは飼い主の要配慮個人情報にあたるわけではありませんが、飼い主の氏名・連絡先と結びついたカルテ全体は個人情報を含む記録なので、一体として扱いアクセスを制限します。ここでは一般的な注意点を整理します。なお、具体的な法令上の義務や自店での対応は、必要に応じて専門家や個人情報保護委員会など管轄の窓口にも確認することをおすすめします。

個人情報の扱いは、お店とお客様の信頼に直結します。基本は、利用目的を具体的に定め、取得方法に応じて明示・通知・公表し、その範囲内で利用することです。通常の連絡先などは、取得・記録のすべてに一律の同意が必要という整理ではありません。仕上がり写真をSNSなどに掲載する場合は、カルテ内での保存とは目的を分け、法律上つねに同意が必須と決めつけるのではなく、掲載先や用途を示して事前に飼い主の許可を得る店舗の運用ルールにしておきます。対応に迷う点は、専門家や個人情報保護委員会など管轄の窓口に相談しながら整えていきましょう。

トリミングのカルテは、一度作って終わりではなく、来店のたびに記録を積み上げると、安全面の確認や仕上がりの再現を考える際の土台になります。最初から高機能な仕組みを目指すより、記録する項目を決めて続けやすい形から始めるのが現実的です。まずは次の3つを押さえて、記録が積み上がる状態を作りましょう。

1. 1記録する項目を「犬の情報・飼い主の情報・施術の記録」の3グループで決め、様式を固める
2. 2まずは紙やエクセルで記録の型を作り、施術履歴と仕上がり写真を残す習慣をつける
3. 3個人情報の取り扱いの基本を整え、手作業が負担になってきたら電子カルテを検討する

カルテの運用とは別に、新規のお客様に見つけてもらう入口も整えるなら、掲載という選択肢があります。全国のトリミングサロンを地域・料金・口コミで比較できる検索サイト「うちの犬スタイル」は、掲載を無料から始められるため、新規のお客様に見つけてもらうための掲載面を持てます。日々のカルテづくりと並行して、集客の入口も整えておきましょう。

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